Saatnya Mengatur Email Masuk yang Menumpuk

Unfortunately (unfortunately, harus mulai dengan kata ini) , saya baru saja melewatkan sebuah undangan interview tawaran job yang sangat prospektif, hanya karena tidak menerima email notifikasi, dan pemberitahuan lewat nomer WA (yang jarang saya buka) baru saya lihat selang dua hari berikutnya.

Sebelumnya saya tidak pernah mengalami hal ini. Ada semacam pakem standard operational procedure di otak saya yang mengatakan bahwa, announcement semacam itu harusnya lewat platform email. Dan sangat yakin tidak ada email serupa yang masuk ke email saya selama dua hari belakangan. Saya mulai merasa bahwa si pemberi job mungkin tidak se-bonafide yang saya bayangkan, tentu saja ini asumsi yang sangat subjektif.

Tapi, tulisan ini bukan akan berghibah tentang itu, melainkan tentang kemungkinan bahwa pola pengaturan notifikasi email saya memang berantakan. Sampai insiden di atas terjadi, saya memang belum pernah mengorganize email-email masuk yang tumpang tindih itu. Mungkin saja beberapa dari pembaca tulisan ini juga merasakan hal yang sama.

Sering sekali ada notifikasi email yang masuk, namun karena kebanyakan adalah email promosi, saya malas membuka. Dan membiarkan begitu saja titik merah di atas icon Gmail. Ketika kemarin akhirnya saya mencoba mengaturnya saya kewalahan sendiri, ada lebih dari seribu email yang belum terbuka. How many websites I’ve been subscribed to?

Saya mulai mencari-cari cara untuk menghapus emailnya, tapi karena khawatir akan menghapus email-email penting yang terselip, bahkan meskipun saya sudah coba menghapus menggunakan keyword tertentu, jadinya saya terpaksa harus menyortirnya satu-per-satu. Tentu saja ini memakan waktu.

Saya baru menyadari betapa pentingnya mengatur email pribadi. Setelah baca-baca dan tanya-tanya ke teman mengenai cara meng-organize pesan-pesan yang masuk ke email, ada beberapa yang saya highlight untuk saya praktekkan.

Menghapus email yang tidak penting

Ketika masuk ke inbox email, biasakan untuk langsung membuka dan menghapusnya bila dirasa memang tidak berguna (saran suami saya). Bahkan tanpa membacanya pun, dengan melihat subject atau nama pengirim sudah bisa kita bayangkan isi emailnya penting atau tidak.

Kelompokkan email dengan memberi label
Biasakan untuk mengelompokan pesan yang masuk agar mudah dicari dan tidak membuat inbox penuh. Pada Gmail misalnya, gunakan fitur Filter atau Labels. Misalnya berikan label untuk kelompok teman kantor, untuk blog yang diikuti, atau untuk invoice hasil transaksi. Dengan begitu akan lebih mudah mencari email yang diinginkan bila ada keperluan.

Kosongkan tempat sampah pada email

Perbiasakan juga langsung hapus Trash atau kantong sampah tempat membuang email secara berkala. Meskipun biasanya memang layanan email menerapkan auto delete Trash setiap 30 hari. Tapi, dengan membiasakan diri untuk mengosongkan trash pada email, nantinya kuota serta kapasitas email dapat terjaga dengan baik dan tidak overload.

Matikan pemberitahuan
Banyak yang tidak menyadari ini atau pun mengabaikannya, tapi semakin banyaknya media sosial yang kita gunakan, semakin banyak pula notifikasi yang akan masuk ke email kita. Dan kita sering abai untuk mematikan notifikasi dari social media atau website apapun itu yang sering mengirimkan news letter berisi update yang sebenarnya tidak begitu related dengan kita atau dengan bisa dibilang tidak berguna. Maka kita perlu mengecek settingan notifikasi di setiap akun sosial media yang kita gunakan, serta unsubscribe website yang informasinya mungkin sudah tidak begitu relevan dengan diri kita.

Saya baru saja melakukan kesemua hal-hal di atas, dan rasanya email agak lebih lowong, sepi bunyi notifikasi. Kangen juga sebenarnya, tapi lebih banyak leganya. Dan yang penting, next email tawaran job akan langsung bisa diakses. Yeay!